W ciągu dwóch lat Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa dokonała fundamentalnych zmian w zakresie cyfryzacji obsługi klientów. Jednocześnie długo oczekiwane efekty przyniosły: pełne przejście na zwinne metodyki wytwórcze przy pisaniu oprogramowania, budowa własnych kompetencji oraz ciągła rozbudowa działu IT.
Przeprowadzone wewnętrzne analizy pokazały, że w dużej części procesów biznesowych, jak i zarządzania samymi projektami, brakowało spójnej i jednolitej wizji oraz priorytetyzacji inicjatyw. Taka sytuacja utrudniała efektywną współpracę z biznesem wewnętrznym. Krytycznym – z punktu widzenia organizacji – była jasna i klarowna strategia IT, wyznaczająca kierunki i cele, które będą w stanie sprostać coraz większym oczekiwaniom wewnętrznym i zewnętrznym.
Zwinnie w administracji publicznej
Wprowadzenie nowej strategii IT w 2016 roku zrewolucjonizowało schemat działania IT oraz procesy biznesowe. Zastosowanie metodyk zwinnych i DevOps pozwoliło na praktycznie natychmiastowe wdrażanie zmian wynikających z różnorodnych zmian w prawie oraz samych potrzeb biznesowych. Średni okres developmentu, wdrożenia oprogramowania i TTM (Time-To-Market) programów pomocowych został skrócony średnio z kilku miesięcy (gdy korzystaliśmy z outsourcingu usług IT) do kilku tygodni, po rozbudowie własnych zasobów kadrowych.
Obecnie praktycznie każda firma chce się transformować i wprowadzać zwinne metodyki. Osobiście uważam, że proces ten na rynku prywatnym jest łatwiejszy do przeprowadzenia, bez kagańca prawa zamówień publicznych czy różnego rodzaju aspektów politycznych z którymi borykają się instytucje państwowe. Niewątpliwie jednak – zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym – jest to zmiana wymagająca tytanicznej pracy i samej woli zmiany. Działy IT są dużo bardziej podatne na te zmiany ze względu na różnice pokoleniowe oraz codzienną styczność z nowinkami technologicznymi i wytwórczymi.
Departament IT ARiMR w ciągu 2 lat podwoił zasoby kadrowe z 70 do ok. 150 osób. Jednocześnie wyodrębniono Biuro Procesów i Projektów, jak również przekrojowy model portfelowego zarządzania w samej organizacji. W ramach wykorzystania zwiększonych zasobów kadrowych i budowy nowych aplikacji przez wewnętrzny dział IT wygospodarował ok. 200 mln zł oszczędności. Skala sukcesu utwierdziła zarząd ARiMR, że podjęte działania były strzałem w „dziesiątkę”. Dane potwierdzały zasadność utrzymania i rozwoju głównych systemów IT in-house z uwagi m.in. na coraz większy narzut cenowy wykonawców zewnętrznych.
Obecnie wszystkie skomplikowane zamówienia publiczne obejmujące nie tylko systemy IT, powinny być realizowane w podejściu zwinnym, adaptacyjnym na zmiany jakie mogą się pojawić nie tylko w trakcie realizacji danego zadania, ale i całości projektu. Instytucje publiczne powinny widzieć, że realizacja zamówień publicznych musi być oparta na wzajemnym partnerstwie pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. W przypadku problemów naliczanie lub dochodzenia kar umownych nie jest niczym dobrym dla obu stron, przy czym trzeba podkreślić, iż nie wszyscy wykonawcy potrafią w ten sposób dojść do porozumienia z zamawiającym.
Początek transformacji cyfrowej
Departament IT ARiMR w ciągu 2 lat praktycznie podwoił zasoby kadrowe z 70 do ok. 150 osób. Jednocześnie wyodrębniono Biuro Procesów i Projektów, jak również przekrojowy model portfelowego zarządzania w samej organizacji. W ramach wykorzystania zwiększonych zasobów kadrowych i budowy nowych aplikacji przez wewnętrzny dział IT wygospodarował ok. 200 mln zł oszczędności. Skala sukcesu utwierdziła zarząd ARiMR, że podjęte działania były strzałem w „dziesiątkę”. Dane potwierdzały zasadność utrzymania i rozwoju głównych systemów IT in-house z uwagi na coraz większy narzut cenowy wykonawców zewnętrznych i ograniczony zakres podmiotów posiadających gotowe zespoły programistyczne, które w zadowalającym czasie będą w stanie odpowiedzieć na potrzeby biznesowe.
ARiMR przykłada również szczególną uwagę do zastosowanych w rozwiązaniach IT technologii, stawiając przede wszystkim na rozwiązania open-source na wszystkich warstwach – bazy danych, warstwa OS/serwery aplikacyjne, konteneryzacja, autentykacja i automatyzacja. Taki kierunek pozwala na uzyskanie znaczących oszczędności, minimalizacji ryzyka vedor lock-in oraz otwartość na nowe kierunki technologiczne. Wykorzystanie rozwiązań open-source było naszą odpowiedzią na rosnące koszty utrzymania oraz koszty kontraktów serwisowych jak i naszego doświadczenia z tymi rozwiązaniami.
Jeszcze w 2017 roku w ramach realizowanego przez ARiMR programu rozwoju obszarów wiejskich (PROW 2014-2020) ok. 99% z 1,3 mln uprawnionych starało się o dopłaty wyłącznie w formie papierowego wniosku, złożonego do jednej z jednostek regionalnych. W 2018 roku uruchomiono nowoczesną aplikację e-wniosek. Skorzystało z niej już ponad 99% klientów. Spodziewamy się, że podobnie będzie w roku 2019. Planujemy też cyfryzację kolejnych obszarów działalności. Również wiele z krajowych programów pomocowych wypłacających kilka miliardów złotych rocznie jest w pełni rozwijane i utrzymywane własnymi zasobami IT.
ARiMR przykłada również szczególną uwagę do zastosowanych w rozwiązaniach IT technologii, stawiając przede wszystkim na rozwiązania open-source na wszystkich warstwach – bazy danych, warstwa OS/serwery aplikacyjne, konteneryzacja, autentykacja i automatyzacja. Taki kierunek pozwala na uzyskanie znaczących oszczędności, minimalizacji ryzyka vedor lock-in oraz otwartość na nowe kierunki technologiczne. Głównym partnerem technologicznym w tym zakresie jest dla nas RedHat nie mniej jednak spectrum technologiczne jest znacznie szersze. Wykorzystanie rozwiązań open-source było naszą odpowiedzią na rosnące koszty utrzymania oraz koszty kontraktów serwisowych jak i naszego doświadczenia z tymi rozwiązaniami. Warto pokazywać, że od wielu lat rozwiązania open-source w niczym nie ustępują produktom takich potentatów, jak Microsoft i Oracle.
Rozwój wewnętrznego działu IT i usług w chmurze
Obecnie ARiMR jest na etapie dalszej rozbudowy zespołów IT, przede wszystkim w zakresie programistów oraz inżynierów DevOps, aczkolwiek nie zabraknie również miejsca dla architektów, analityków, inżynierów danych czy też inżynierów AI. Planujemy znacząco automatyzować procesy związane z IT, jak również z wszelkiego rodzaju kontrolami dopłat. Tutaj warto wspomnieć chociażby o identyfikacji i rozpoznawaniu zdjęć satelitarnych do określania obiektów, udostępnieniu kolejnych elementów działalności poprzez kanały elektroniczne, wejście w obszar aplikacji mobilnych oraz autentykację poprzez narzędzia Ministerstwa Cyfryzacji, m.in. ePUAP.
ARiMR jest na etapie dalszej rozbudowy zespołów IT, przede wszystkim w zakresie programistów oraz inżynierów DevOps, aczkolwiek nie zabraknie również miejsca dla architektów, analityków, inżynierów danych czy też inżynierów AI. Planujemy znacząco automatyzować procesy związane z IT, jak również z wszelkiego rodzaju kontrolami dopłat. Tutaj warto wspomnieć chociażby o identyfikacji i rozpoznawaniu zdjęć satelitarnych do określania obiektów, udostępnieniu kolejnych elementów działalności poprzez kanały elektroniczne, wejście w obszar aplikacji mobilnych oraz autentykację poprzez narzędzia Ministerstwa Cyfryzacji, m.in. ePUAP.
W zakresie naszej działalności wykorzystujemy chmurę w modelu hybrydowym opartą o rozwiązania OpenStack. Prowadzimy również testy Microsoft Azure. Przyglądamy się też sytuacji na rynku publicznym oraz planowanemu uruchomieniu państwowej chmury obliczeniowej. W moim wyobrażeniu takie przedsięwzięcie powinno się opierać przede wszystkim na własnym rozwiązaniu, które będzie utrzymywane i rozwijane przez własne zasoby dla krytycznych obszarów działalności państwa. Tylko taki model będzie spełniał wymogi bezpieczeństwa i gwarantował integralność uwzględniając przy tym potencjalne ryzyka geopolityczne. Posiadamy świetne kompetencja oraz rodzime firmy, które mogą konkurować ze światowymi gigantami, a często być znacznie zwinniejszymi w odpowiedzi na potrzeby.
Kolejnym ryzykiem dla rynku publicznego może być również to, że chmura może stać się tym, czym były rozwiązania takie, jak m.in. HP-UX czy IBM Mainframe – finansowym i technologicznym problemem, z którego wiele instytucji publicznych do dzisiaj nie potrafi się skutecznie wyplątać. Nie chcę, aby mnie Państwo źle zrozumieli, nie jestem przeciwnikiem cloud computing, w wielu instytucjach z którymi pracuje zalecam jego wdrożenie, aczkolwiek trzeba być świadomym podejmowanych decyzji i posiadać pewne wypracowane standardy i procedury, które pozwolą uniknąć książkowych przykładów vendor lock-in.
Sebastian Jaworski, dyrektor IT w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa
Przemiany w ARiMR zostały dostrzeżone na rynku. W 2018 roku ARiMR otrzymała wiele nagród, z których warto wymienić chociażby Digital Exccelence Leader przyznawanej przez CIONET Polska oraz Innowacyjne wykorzystanie technologii open-source i konteneryzacji na corocznej konferencji Open Source Day. W ARiMR pracuje ok. 11 500 osób na terenie całej Polski. ARiMR posiada 316 jednostek terenowych w miastach powiatowych, jednostki wojewódzkie i centralę w Warszawie. Zespoły IT znajdują się w Warszawie oraz w Lublinie.
